Privacy disclaimer

1. Welke organisaties?

  • Deze privacyverklaring geldt voor
  • VIBEZ Vzw

CAPUCIENENSTRAAT 10 • 3500 HASSELT
Ondernemingsnummer: 0424.700.444
Privacy.322@devoorzorg.be

2. Jouw recht op privacy
Onze vzw verwerkt een aantal persoonsgegevens in het kader van de uitoefening van haar activiteiten. Zij is zich hiervan bewust en hecht veel belang aan het respect voor jouw privacy. Onze  vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in het bijzonder.

Deze privacyverklaring is bedoeld om je op een transparante en duidelijke manier te informeren over hoe er binnen onze organisatie precies omgegaan wordt met jouw persoonsgegevens. Zo wordt er onder meer verduidelijkt op welke manier je persoonsgegevens verwerkt worden en over welke rechten je omtrent de verwerking van je persoonsgegevens beschikt.

We raden je aan om deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

3. Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonlijke gegevens
Onze vzw is de verantwoordelijke voor de verwerking van al je persoonsgegevens en ziet toe op de vertrouwelijkheid en veiligheid van deze gegevens.

4. Van wie worden persoonlijke gegevens verwerkt?
De persoonsgegevens die verwerkt worden zijn afkomstig van een aantal verschillende categorieën van betrokkenen.

  • Leden: Dit zijn alle personen die aangesloten zijn bij of klant zijn van de vzw.
  • Medewerkers: zowel interne als  externe, vrijwillige medewerkers …
  • Zorgverleners: artsen, verpleegkundigen, ziekenhuizen …
  • Leveranciers en dienstverstrekkers
  • Derden: Dit zijn alle personen die niet onder één van bovenstaande categorieën kunnen ingedeeld worden, maar die toch in contact komen met een vzw en waar bijgevolg persoonsgegevens van kunnen verwerkt worden (vb. sollicitanten).

5. Welke persoonlijke gegevens worden verwerkt?
In functie van de diensten waarop je beroep doet kan onze vzw een aantal per-soonsgegevens verwerken:

  • Identificatiegegevens: naam, adres, telefoonnummer, rijksregisternummer …
  • Gevoelige persoonlijke gegevens: gezondheids- en medische gegevens, genetische gegevens …
  • Financiële en administratieve gegevens: loonsgegevens, bankrekeningnummer …
  • Beroepsgegevens
  • Fysieke gegevens
  • Psychische gegevens
  • Afbeeldingen
  • Karakteristieke gegevens: leeftijd, geslacht, burgerlijke staat …
  • Afbeelding: foto’s, camerabeelden …
  • Sociale gegevens: de gegevens die voortvloeien uit de kruispuntbank sociale zekerheid zoals historiek werkloosheid, derdebetalersattesten …
  • Digitale persoonsgegevens: e-mailadres, IP-adres …
  • Andere gegevens: Dit zijn gegevens die tevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze activiteiten of opgelegd werden door de wet (vb. gerechtelijke gegevens).
    Alle persoonsgegevens die door ons verwerkt worden, werden ons ofwel door één van onze partnerorganisaties of door jou zelf verstrekt. Dit kan zowel via direct contact met onze diensten als via onze digitale kanalen, bijvoorbeeld het invullen van het contactformulier, gebruik website (cookies) …

6. Waarom worden persoonlijke gegevens verwerkt?
Je persoonsgegevens worden voor verschillende doeleinden verwerkt, welke afhangen van de diensten waarop je beroep doet en/of je hoedanigheid (lid, medewerker, zorgverstrekker, bezoeker …) waarin je met ons in contact komt.

6.1 Wettelijke verplichtingen
Wanneer je je aansluit bij onze vzw, zullen een aantal gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze wettelijke verplichtingen. Dit zijn onder andere alle gegevens die nodig zijn voor:

  • Het voldoen aan facturatieverplichtingen, zoals adres- contactgegevens
  • Het voldoen aan subsidieverplichtingen, zoals naam en rijksregisternummer
  • Het opmaken van fiscale attesten
  • Het toegang verlenen tot de KSZ of andere overheidsplatformen

6.2 Contractuele verplichtingen
Indien je lid wil worden van of beroep wil doen op onze vzw, zullen een aantal van je gegevens nodig zijn om dit lidmaatschap af te sluiten of om deze diensten efficiënt te laten verlopen.

Om deze overeenkomsten te kunnen sluiten, moet de vzw daarom onder andere deze gegevens verwerken:

  • Naam en contactgegevens van nieuwe leden
  • Contactgegevens voor deelnemers aan activiteiten
  • Medische gegevens in het kader van reizen voor jongeren, hulp- en zorgbehoevenden
  • Eetgewoontes of allergieën voor kinderopvang, reizen of activiteiten
  • Lidmaatschap van een van de socialistische ziekenfondsen, om eventuele kortingen te voorzien
  • Financiële gegevens, zoals bankrekeningnummer, wanneer facturen worden betaald of wanneer voor hulp bij inkopen wordt gekozen
  • Persoonlijke identificatiegegevens, zoals naam en geboortedatum, voor inschrijvingen bij activiteiten zoals reizen, wedstrijden, sportevenementen
  • Speciale voorzieningen in het kader van een beperking
  • Contactgegevens van contacten in geval van nood of familieleden
  • Gegevens over je loopbaan of opleiding wanneer je cursussen volgt

Niet al deze gegevens worden in elke overeenkomst opgevraagd. Deze opsomming dient enkel om je een beeld te geven van wat kan opgevraagd worden.

Als de vzw deze gegevens niet verwerkt, en deze gegevens zijn nodig voor het uitvoeren van de overeenkomst, kan deze overeenkomst, hetzij lidmaatschap, hetzij dienstverlening, niet worden afgesloten. Het blijft nog steeds jouw beslissing om al dan niet je gegevens te verstrekken, maar de vzw kan niet worden verplicht om met onvolledige gegevens aan jouw behoeften te voldoen.

6.3 Gerechtvaardigd belang
Onze vzw heeft als rechtspersoon enkele belangen die zij moet behartigen, niet alleen om de werking binnen onze vzw vlot te laten verlopen, maar ook om jouw dienstverlening of lidmaatschap zo aangenaam en vlot mogelijk te maken, om in te spelen op jouw huidige en toekomstige behoeften en om te leren uit de ervaringen die elke vzw opdoet.

Onder het gerechtvaardigd belang hoort ook het versturen van nieuwsbrieven. De vzw waarbij je lid bent of waar je dienst op doet, wil haar leden op de hoogte houden van nieuws, ontwikkelingen en activiteiten van de vzw. Vandaar dat jouw gegevens gebruikt kunnen worden voor het versturen van nieuwsbrieven, weliswaar met een afweging tussen het belang van de vzw en jouw belang om niet overspoeld te worden nieuwsbrieven.

Om beide bovenstaande redenen verwerkt de vzw onder andere:

  • Jouw e-mailgegevens
  • Jouw adresgegevens, wanneer je aangeeft dat e-mail geen optie is.

6.4 Toestemming
Voor sommige gegevens en sommige verwerkingen zal de vzw waarmee je contact hebt jouw toestemming moeten vragen. We garanderen dat je jouw toestemming vrij, expliciet en geïnformeerd zal kunnen geven. Je hebt steeds het recht om jouw toestemming in te trekken, wat je kunt doen per post of per mail naar onze functionaris voor gegevensbescherming via privacy.322@devoorzorg.be

Momenteel vragen de vzw’s geen gegevens die niet wettelijk verplicht zijn, die nodig zijn voor het sluiten van een overeenkomst of die in het gerechtvaardigd belang zijn van de vzw’s en waarbij jij weinig nadeel ondervindt. Mocht dit veranderen, zal je steeds voldoende geïnformeerd worden voor je een beslissing maakt.

6.5 Ondersteunende activiteiten van elke vzw
De verwerking van je persoonsgegevens is ook mogelijk wanneer de vzw haar  ondersteunende activiteiten uitoefent. Dit zijn onder andere:

  • Wanneer een audit plaatsvindt die een verbetering van de kwaliteit van onze diensten beoogt
  • Voor het opvolgen van klachten of vragen
  • Voor het analyseren van klachten of vragen op jaarbasis
  • In het kader van studies om de leden, cliënten of klanten betere diensten aan te bieden
  •  …

7. Verstrekking aan derden
Het is mogelijk dat je gegevens door de vzw worden doorgegeven aan derde partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van één van de hierboven beschreven doeleinden of wettelijk verplicht is. Dit kan onder andere zijn aan:
Autoriteiten:

  • Openbaar ministerie (parketten en arbeidsauditoraten) en rechtbanken in geval van geschillen
  • De organen van de sociale zekerheid (RIZIV, FEDRIS, KSZ …) voor de uitoefening van hun wettelijke taken
  • De controledienst van belastingen in het kader van de uitoefening van hun wettelijke taken voor wat betreft fiscale attesten
  • Overheidsplatformen in geval van subsidie-aanvragen

Onze partnerorganisaties:

  • De Socialistische Mutualiteiten (zowel het Nationaal Verbond als de regionale federaties)
  • De andere socio-culturele organisaties behorend of verbonden met de Socialistische Mutualiteiten (Joetz, S-Plus, Viva-svv …)

Deze onderlinge uitwisseling wordt steeds geregeld door een verwerkersovereenkomst, zodat je gegevens zo veilig mogelijk blijven.

Deze uitwisseling gebeurt enkel wanneer dit nodig is om de dienstverlening efficiënt uit te oefenen.

Deze uitwisseling gebeurt principieel ook enkel indien jij ook lid bent van andere organisaties. Je gegevens worden niet gedeeld met organisaties waar je geen lid van bent.

Je kan ons steeds laten weten dat je deze deling met de partnerorganisaties liever niet ziet gebeuren. De vzw’s behouden zich in dat geval wel het recht voor om de dienstverlening of het lidmaatschap stop te zetten, als het zonder gegevensdeling onmogelijk zou worden om aan je vraag te voldoen.
Externe partijen:

  • Onze advocaten en gerechtsdeurwaarders in geval van geschillen
  • De externe audits
  • IT-dienstverleners

We zijn ertoe gehouden om een verwerker te selecteren die de privacywetgeving respecteert en de passende organisatorische en technische maatregelen neemt die een correcte verwerking van persoonsgegevens waarborgen. Deze verwerkers worden daarom gekozen op basis van een voorafgaande vragenlijst en een verklaring op eer. Met elke verwerker wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten zoals wettelijk verplicht is.

8. Verstrekking buiten de EU
Je persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten de EU, maar enkel in het geval dat:

  • Indien je dit in het kader van een overeenkomst vraagt
  • Noodzakelijk is voor uw vitale belangen
  • Je hiervoor uitdrukkelijke toestemming hebt verleend.

9. Bewaring
Je gegevens worden niet eindeloos bewaard. Afhankelijk van welk type gegevens en of er al dan niet wettelijk verplichte termijnen op staan, kunnen je gegevens 2 à 20 jaar bewaard worden. Zo zullen onder andere:

  • Je contactgegevens 1 jaar na het stopzetten van je lidmaatschap of na het eind van de dienstverlening verwijderd worden bij onze dienst marketing, zodat je geen marketing meer ontvangt
  • De facturen die naar jou zijn verzonden 7 jaar worden bewaard na verzending, ingevolge wettelijk bepaalde bewaartermijnen
  • Je medische gegevens 20 jaar na het laatste contact bewaard worden, zodat er opvolging kan gebeuren aan de hand van deze gegevens

10. Beveiliging
Onze vzw zorgt voor de waarborging van de vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens. Alle gepaste technische maatregelen worden getroffen om voorvallen zoals aantasting, verlies, vernietiging, ontoegankelijkheid of openbaarmaking te voorkomen.

Indien er toch een gegevenslek zou ontstaan, zullen we onze verantwoordelijkheid opnemen om dit zo snel mogelijk op te lossen en te registreren. In geval van ernstige gegevenslekken zal de toezichthoudende autoriteit op de hoogte gebracht worden, alsook de personen wiens gegevens het voorval betreft indien dit lek een ernstig gevaar voor deze laatsten zou kunnen uitmaken.
11. Intern toezicht op de verwerking
Onze vzw waakt er over dat bij de verwerking van je persoonsgegevens steeds de vertrouwelijkheid en integriteit gewaarborgd wordt. Je gegevens zullen enkel verwerkt worden door de daarvoor bevoegde medewerkers of dienstverleners van onze vzw en haar partnerorganisaties. Zij zijn allemaal gehouden tot professionele vertrouwelijkheid of het beroepsgeheim.

Onze vzw doet beroep op een functionaris voor gegevensbescherming.
Deze persoon houdt binnen de vzw’s toezicht op alle aspecten betreffende de persoonsgegevensverwerkingen, geeft advies inzake de verwerkingen van persoonsgegevens en is het aanspreekpunt voor de betrokkenen m.b.t. de uitoefening van hun rechten.
Functionaris voor gegevensbescherming
Capucienenstraat 10 – 3500 Hasselt
E-mail: privacy.322@devoorzorg.be

12. Je rechten als betrokkene
Wanneer er persoonsgegevens van jou verwerkt worden, beschik je over een aantal wettelijke rechten, dewelke hieronder opgesomd worden.

Om deze rechten te kunnen uitoefenen, dien je een elektronisch of schriftelijk verzoek naar onze functionaris voor gegevensbescherming te sturen. Het is mogelijk dat we je vragen een kopie van de voorkant van je identiteitskaart bij te voegen zodat we je identiteit kunnen controleren in geval van twijfel. Op die manier wordt vermeden dat iemand anders jouw rechten uitoefent. Het weigeren om deze informatie te verstrekken kan leiden tot een weigering van je verzoek.

Na ontvangst zal je binnen de periode van één maand meegedeeld worden welk gevolg we aan je verzoek zullen geven. Indien het gaat om een complex verzoek, kan de termijn verlengd worden tot maximum 3 maanden. Je zal van deze verlenging op de hoogte worden gebracht.

Jouw contactgegevens kunnen gebruikt worden om met jou in contact te treden, hetzij om verduidelijking te vragen, hetzij om jou op de hoogte te houden van het verloop van jouw verzoek

Indien er conflicten zouden optreden met de privacy van andere personen of het doorgeven van de informatie door de wet verboden zou zijn, wordt dit eveneens steeds binnen de periode van één maand een verklaring gegeven.

12.1 Recht op toegang en informatie
Je kan ons op elk moment verzoeken om toegang te krijgen tot de persoonlijke gegevens die we van jou bijhouden. Je hebt het recht op inzage in en kan eenmalig een gratis kopie krijgen van:

  • welke persoonlijke gegevens van je verwerkt worden
  • wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens
  • waarvoor die verwerkt worden
  • met welke categorieën van derden we je persoonlijke gegevens delen
  • wat de bewaartermijn is van de gegevens
  • hoe en welke persoonlijke gegevens automatisch verwerkt worden.

We zijn wettelijk verplicht om jou deze informatie te bezorgen in hetzelfde formaat als dat van de vraag. Indien jij ons dus bijvoorbeeld via een schriftelijk verzoek om deze informatie vraagt, is de vzw gehouden om deze informatie schriftelijk te leveren.

12.2 Recht op correctie
Je hebt het recht om foutieve of onvolledige persoonlijke gegevens te laten corrigeren of aanvullen. We zorgen er dan voor dat de informatie zo snel mogelijk aangepast wordt.

12.3 Recht op verwijdering
Indien je persoonlijke gegevens irrelevant, verouderd of niet meer noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking, kan je ons verzoeken om ze te verwijderen.

In bepaalde omstandigheden kunnen we geen gevolg geven aan zo’n verzoek. Dat is het geval wanneer je persoonlijke gegevens nog wel rechtmatig verwerkt mogen of moeten worden volgens de AVG.

Zo kunnen je gegevens niet verwijderd worden wanneer de verwerking gebeurt op basis van een wettelijke verplichting of met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, en als een verwijdering deze doeleinden onmogelijk maakt of ernstig in het gedrang brengt.

12.4 Recht op verzet
12.4.1 Algemeen
Wanneer de verwerking van je persoonlijke gegevens louter gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van de Socialistische Mutualiteiten en je hiermee niet akkoord gaat, mag je je verzetten tegen deze verwerking. Dien hiervoor een schriftelijk bezwaar in.

Als het gaat over dwingende gerechtvaardigde belangen, is er geen verzet mogelijk.

12.4.2 Geautomatiseerde verwerkingen
Er zijn verwerkingen van je persoonlijke gegevens die volledig geautomatiseerd gebeuren. Als op basis hiervan geïndividualiseerde beslissingen genomen worden of beslissingen met individuele gevolgen, kan je je hiertegen verzetten. In de plaats van een geautomatiseerde beslissing, kan je de tussenkomst van een medewerker vragen.

We kunnen niet ingaan op je verzoek als de geautomatiseerde besluitvorming gebaseerd is op een wettelijke bepaling of je eigen uitdrukkelijke toestemming.

12.5 Intrekken van toestemming
Wanneer de verwerking van je persoonlijke gegevens louter en alleen gebaseerd is op je toestemming en er geen andere rechtsgrond voorhanden is, kan je jouw toestemming op elk moment intrekken. Je hoeft geen reden op te geven.

Je persoonlijke gegevens zullen dan niet verder verwerkt worden voor de doeleinden waarvoor de toestemming werd ingetrokken.

12.6 Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Je hebt het recht om ons te vragen een kopie van de door jou verstrekte persoonlijke gegevens over te maken aan een andere instelling of een derde in een formaat dat makkelijk overdraagbaar is. Dit geldt enkel voor persoonlijke gegevens die je ons verstrekt hebt en die via geautomatiseerde processen verwerkt worden en voor zover dit niet in strijd is met de wetgeving en deze overdracht van gegevens de privacy van anderen niet nadelig beïnvloedt.

12.7 Weigering
In de wet zijn een aantal weigeringsgronden opgesomd. Dit betekent dat in een beperkt aantal gevallen de vzw niet gehouden is om aan je verzoek te voldoen. Je zal hier vanzelfsprekend van op de hoogte worden gebracht via een gemotiveerd antwoord.

13. Klachten
Indien je een verzoek hebt gestuurd betreffende jouw persoonsgegevens en je niet tevreden bent over de afhandeling daarvan,  kan je een klacht indienen door een brief of e-mail te schrijven naar onze functionaris voor gegevensbescherming. Deze zal dan jouw klacht behandelen en je op de hoogte houden van het verdere verloop en de genomen acties.

Voldoet de afhandeling niet aan je verwachtingen? Je hebt steeds het recht om een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebeid van privacy bescherming. Zij zullen je klacht verder onderzoeken en voorzien in een bemiddelingsprocedure.
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel.: 02 274 48 00
E-mail: commission@privacycommission.be

14. Wijziging privacyverklaring
De wetgeving en onze diensten wijzigen regelmatig. Daarom is onze privacyverklaring nooit helemaal klaar. We behouden ons dan ook het recht voor om deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen en raden je aan om regelmatig de nieuwste versie te lezen.